2 Réalisation du compte financier 

La réalisation du compte financier sur ANCRE passe par différentes étapes :

• Le paramétrage des budgets

• L’import de la balance

• La saisie des données complémentaires

• Le dépôt des états à rédaction libre

• La consultation des tableaux de contrôle

• La consultation des tableaux réglementaires

• La validation du compte financier

Paramétrage de la campagne

Lors de votre 1^ère connexion, la seule action possible est le menu « Paramétrage de la campagne ».

Cette étape obligatoire, doit être réalisée avant de pouvoir accéder à la saisie des données.

Le paramétrage comprend 3 étapes sur trois onglets.

• Le paramétrage des comptes de résultats (budgets principaux et annexes à votre établissement)

• La mise à jour des contacts (coordonnées des personnes en charge du dossier)

• Les informations complémentaires (dates de délibération des instances, outils financiers disponibles au sein de l’établissement)

Etape 1 : Paramétrage des comptes de résultats

• Information sur votre établissement : vérifier le statut (Etablissement public : OUI/NON) et en cas de corrections, cliquer sur Enregistrer.

• Vérifier le pré-remplissage des budgets renseignés pour votre établissement, il correspond aux budgets paramétrés dans l’EPRD 2022. Si besoin, réaliser les corrections nécessaires puis Enregistrer.

• Pour modifier le paramétrage du budget G, contacter l’ATIH par mail à atih-finance-etab@atih.sante.fr.

Les impacts des corrections sont synthétisés dans le tableau ci-dessous :

• Si le pré-remplissage n’a pas pu être réalisé, compléter les budgets afférents à votre établissement

L’accès au paramétrage reste ensuite possible par la suite. Cependant, toute modification apportée au paramétrage ultérieurement peut engendrer des pertes d’informations parmi les données importées, les données historiques pré-renseignées ou les données saisies.

Le paramétrage enregistré dans le CDB doit correspondre au paramétrage sur ANCRE sinon l’import du fichier généré ne fonctionnera pas.

Ainsi, en cas de modification du paramétrage en cours de campagne (par exemple pour supprimer les sections tarifaires d’un budget), il est recommandé de procéder comme suit :

• Dans le CDB rempli sous excel, cliquez sur générer le fichier d’import

• Aller sur Ancre, importer ce fichier

• Ensuite seulement changer le paramétrage sur ANCRE,

• Puis générer un nouveau CDB afin de travailler dans ce nouveau fichier.

Etape 2 : Contacts : Renseigner ou modifier les personnes en charge du dossier

Etape 3 : Informations complémentaires : Renseigner ou corriger les dates demandées et répondre aux questions concernant les outils financiers disponibles dans votre établissement

Cliquez sur « Enregistrer »

Retourner sur la page d’accueil : 4 nouvelles actions sont désormais disponibles dans

La rubrique « Paramétrer, Importer, Saisir, Déposer »

Import de la balance enrichie N

Cette étape permet d’importer dans un seul fichier l’ensemble des balances de l’exercice. Elle est facultative (la simple saisie reste possible) mais très fortement conseillée.

Pour réaliser le fichier d’import au format .csv, une documentation est téléchargeable sur la page documentation du site l’ATIH :

Une fois votre fichier .csv préparé au format attendu avec vos données de balances N (voir la fiche pratique « Préparer son fichier d’import balance CF N ») :

1 - Cliquez sur le bouton « import de la balance enrichie » :

Vous arrivez sur la page suivante :

2 - Cliquez sur le bouton « choisir un fichier » pour sélectionner le fichier « .csv » à importer.

3- Cliquez sur le bouton « déposer votre fichier au format M21 »

Avant le premier import, la zone « Fichier transmis » indique « Vous n’avez pas encore transmis de fichier », et aucun fichier n’est téléchargeable dans l’espace Fichier transmis.

Par la suite, cette zone précise le jour et l’heure de votre dernier import de fichier, et donne la possibilité de télécharger le dernier fichier transmis avec succès.

4- Les notifications à l’import du fichier :

• La réussite de l’import est notifiée par le message suivant :

• Une notification apparaît en rouge en cas d’erreur bloquante, si les contrôles suivants ne sont pas vérifiés :

• Finess : contrôle du format et de la correspondance avec le finess du compte

• Exercice au bon format et correspondant à l’année en cours

• Validation du nom du champ "balance_enrichie"

• Vérification que les numéros de comptes font bien partie de la nomenclature M21 /plan de compte des établissements de santé privés attendue.

Pour rappel, cette liste de comptes est consultable dans l’espace documentation :

•  

  •  

    • EPS_Liste_comptes_autorises_2022

    • ESPIC_Liste_comptes_autorises_2022

• Vérification que les numéros de comptes ne correspondent pas à des comptes chapeaux verrouillés, le fichier n’est pas importé : pour corriger, affecter les montants sur un niveau de compte plus fin. 

Exemples de messages pouvant apparaître :

• Cliquer sur voir les notifications pour avoir plus de détail sur les résultats des contrôles

• Une notification en orange (à titre informatif, l’import n’est pas bloqué) :

Si les budgets importés ne sont pas en adéquation avec le paramétrage : le message informatif suivant apparaît et seuls les budgets cochés lors de l‘étape « paramétrage » seront importés (par exemple, si le détail du budget E par sections tarifaires est paramétré alors que la balance ne contient pas ces données (qui pourront être saisies dans le fichier Excel), un message non bloquant (sur fond orange) vous signalera la discordance entre votre paramétrage et la balance importée, mais cela ne mettra pas en échec votre import.

Les budgets cochés dans le paramétrage sont bien importés : sinon une notification invite à consulter les notifications pour avoir plus de détails :

Import de la balance enrichie N-1 (facultatif)

Cette étape est facultative, en effet :

Pour les données N-1 des CRP et CRA : si l’établissement a réalisé son CF en N-1, ces données sont automatiquement récupérées dans le CF N par l’ATIH à l’ouverture de la campagne sur Ancre.

(En cas de modifications d’ouverture/fermeture de comptes, les montants N-1 apparaîtront sur des cellules orange et devront impérativement être détaillés sur un niveau de comptes plus fins.

A noter que les données bilantielles N-1 sont intégrées dans les deux premières colonnes (balance d’entrée débit et balance d’entrée crédit) de la balance N importée ou saisie.

En cas de fusion, ou si l’établissement n’a pas réalisé le CF en N-1 : cette étape permet d’importer les balances N-1 regroupées dans un fichier en respectant le format attendu disponible sur le site de l’ATIH.

Ce format ainsi que la documentation explicative sont téléchargeables dans l’espace documentation de la page d’accueil en cliquant sur :

La réalisation de l’import est identique à celui de la balance N. Les contrôles réalisés lors de cet import sont identiques à ceux effectués pour la balance N (modulo les adaptations suivantes : l’exercice attendu est N-1 et non plus N, la liste des comptes M21 acceptés est celle relative à l’année N-1).

Il est possible que des budgets soient apparus / aient disparu entre N et N-1. Les contrôles s’effectuent sur la base du paramétrage des budgets en vigueur pour l’exercice N. Vous pourrez donc être alertés par des messages concernant des écarts entre le paramétrage et la balance N-1 du fait par exemple d’un budget manquant si ce dernier est apparu dans votre structure en N. Ces messages ne sont pas bloquants. L’import de votre balance N-1 ne sera pas rejeté.

Saisie des données

Une fois l’import de la balance réalisé avec succès, la page de saisie (cadre de données brutes) s’ouvre automatiquement. Elle est également accessible en cliquant sur le bouton 4 « Saisie des données » sur la page d’accueil.

La saisie des données s’effectue dans le cadre des données brutes. Elle peut se faire :

• en saisissant sur fichier Excel généré (conseillé pour faciliter la saisie).

• en saisie directe web (à privilégier pour des corrections, et limiter les imports/exports)

1. Présentation générale de l’environnement « Saisie des données »

2021

• Encart en rouge : différentes actions sont disponibles : enregistrer vos données, valider, générer votre CDB et le télécharger, importer votre fichier, générer les tableaux de contrôles (TDC) et les tableaux règlementaires (CF).

• Encart en violet, une fonction recherche est à votre disposition. Vous pouvez sélectionner l’onglet dans lequel vous allez travailler.

• Encart en vert : vous avez le numéro de compte, le libellé et le poste du bilan. Vous avez la possibilité de faire une recherche intuitive en haut de colonne.

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir modifié vos données.

1. Saisie dans le cadre des données brutes au format Excel :

Etape 1 : Télécharger le cadre des données brutes (CDB Excel)

Cliquer sur

Cette notification apparaît :

Ainsi que le bandeau suivant :

Lorsque la génération du CDB est terminée, cette notification apparaît. Cliquer sur Télécharger pour télécharger le cadre de données brutes.

Une fois le fichier du cadre des données brutes généré, vous récupérez une archive .zip comme suit :

Cette archive contient la dernière version générée du cadre des données brutes (fichier excel).

Enregistrer ce fichier sur votre PC, puis y réaliser votre saisie.

Etape 2 : générer le fichier d’import des données du CDB et l’importer sur la plateforme ANCRE

Une fois votre saisie effectuée dans le CDB, vous devez réimporter vos travaux sur la plateforme pour générer et consulter les tableaux de contrôles et/ou les tableaux réglementaires. Il suffit de cliquer sur l’un des boutons bleus ci-dessous, présent en haut de chaque onglet, pour générer l’intégralité du fichier d’import. Il est inutile de cliquer dans chaque onglet.

Enregistrer le fichier Output_CF_finess.csv ainsi généré sur votre PC.

Retourner sur la plateforme ANCRE et cliquer sur :

Puis Cliquer sur

Sélectionner le fichier Output_CF_finess.csv

Ce message vous informe de la bonne réalisation de l’import.

Réaliser ensuite les actions souhaitées sur la plateforme :

• Télécharger les tableaux de contrôles

• Télécharger le CF (visualisation des tableaux réglementaires et des fiches complémentaires)

1. Saisie directement sur ANCRE, dans l’interface web :

Il est possible de réaliser la saisie directement dans l’interface web, dans les différents onglets du cadre de données brutes. Enregistrez régulièrement vos travaux.

Différentes actions sont possibles sur ancre : Télécharger les tableaux de contrôles, télécharger les tableaux réglementaires et les fiches complémentaires.

A noter : lorsque vous changez d’onglet, une alerte vous rappelle la nécessité de bien enregistrer vos modifications.

1. Données du cadre des données brutes :

Le cadre de données brutes est pré-renseigné par :

• Les données issues des imports de balance. Ces données restent modifiables dans le cadre des données brutes.

• Les données issues des campagnes antérieures (CF N-1, EPRD N, DM N). Ces données sont à contrôler et restent modifiables dans le cadre des données brutes :

• dans les onglets PRE_COLLECT (visualisables en fin de classeur pour les données EPRD et DM).

• dans les onglets BILAN_CLASSE_1 à 5 et CRP_H et CRA pour les données de réalisation du CF N-1.

Code couleur des cellules :

• Bleu clair : cellule renseignée par l’import des balances. La saisie est également possible.

• Blanc : cellule pré-renseignée par les données issues des campagnes antérieures (CF N-1, EPRD N, DM N) mais qui reste modifiable

• Jaune : données à saisir par l’établissement

• Orange : données reprises du CF n-1 à « effacer » et à renseigner sur un niveau plus fin

• Vert : cellule verrouillée, les données sont calculées automatiquement dans les tableaux réglementaires,

• Gris clair : compte chapeau du plan comptable mais autorisé à la saisie,

• Gris foncé : cellule verrouillée, ces lignes ne peuvent pas être utilisées afin de remplir correctement les tableaux réglementaires. Les montants sont à renseigner sur un niveau de compte plus fin/détaillé.

Point de vigilance :

• Dans les onglets BILAN_CLASSE_1 à 5 : si vous modifiez les montants de la « balance d’entrée » et/ou des « opérations de l’année », n’oubliez pas de répercuter la modification dans les montants totaux de la « balance de sortie » et inversement.

Dans les onglets : « CRP_H » et « CRA_x » : si vous modifiez les montants « total débit et/ou crédit », n’oubliez pas de répercuter la modification dans le montant « soldes débit et/ou crédit » associé pour garantir la cohérence des données. Et inversement.

La solution la plus fiable, si vous devez modifier les données issues de vos balances est de réaliser les corrections dans votre SI, extraire les nouvelles balances puis les importer.

Le tableau ci-après vous précise par onglet le type de données présentes (données à saisir, données issues des campagnes antérieures, données issues des balances importées) et son contenu.